Jak tworzyć skuteczne formularze zapisu zgodnie z RODO?

Dzięki odpowiedniej równowadze stworzysz formularze, które szybko powiększą Twoją listę, a jednocześnie będą zgodne z RODO. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o dobrych praktykach, zobaczyć prawdziwe przykłady i odkryć, w jaki sposób MailerLite sprawia, że tworzenie zgodnych formularzy jest dziecinnie proste.

Oto, co ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) mówi o zgodzie na otrzymywanie wiadomości e-mail. To gęsty prawniczy żargon, więc złap filiżankę kawy i przygotuj słownik lub przejdź do końca tej sekcji, gdzie podsumowaliśmy kluczowe punkty. 

Rozporządzenie (UE) 2016/679 RODO Artykuł 4(11) stanowi:

„Zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych”.

Ponadto Motyw 32 precyzuje:

„Zgoda powinna być wyrażona w drodze wyraźnego aktu potwierdzającego, stanowiącego dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne wskazanie zgody osoby, której dane dotyczą, na przetwarzanie jej danych osobowych, np. w formie pisemnego oświadczenia, w tym drogą elektroniczną, lub oświadczenia ustnego. Może to obejmować zaznaczenie pola wyboru podczas odwiedzania strony internetowej, wybór ustawień technicznych lub inne oświadczenie lub zachowanie, które wyraźnie wskazuje w tym kontekście, że osoba, której dane dotyczą, akceptuje proponowane przetwarzanie jej danych osobowych”.

Pola zgód marketingowych (zgodne z RODO) to elementy, które można dodać do formularzy subskrypcji, aby zbierać i przechowywać zgody subskrybentów, pomagając zachować zgodność z RODO.

Obejmują:

• Opis, dlaczego dane użytkownika są gromadzone

• Pola wyboru pozwalające subskrybentowi wybrać, do jakich celów mogą być wykorzystywane jego dane.

• Tekst prawny wyjaśniający, w jaki sposób dane dostarczone przez użytkownika będą wykorzystywane i chronione.

Możesz łatwo dodać pola RODO do formularzy zapisu w MailerLite, na podstronie edycji formularza otwierając Ustawienia, a następnie wybierając opcję Pola zgód marketingowych (zgodne z RODO).

Spowoduje to dodanie 2 pól wyboru do formularza, których subskrybenci mogą użyć do wyrażenia zgody na otrzymywanie wiadomości e-mail. Te pola wyboru odpowiadają polom w profilu użytkownika, dzięki czemu można łatwo sprawdzić, kto wyraził zgodę w danym celu.

Zobacz przykład na poniższym obrazku. Możesz edytować treść i dodawać lub usuwać pola wyboru, aby dostosować formularz do swoich potrzeb.

Ta konfiguracja pomaga zbierać zgody w sposób zgodny ze standardami RODO, chroniąc zarówno organizację, jak i subskrybentów.

Obejrzyj ten przewodnik, aby dowiedzieć się więcej o narzędziach RODO w MailerLite.

Oto przykłady formularzy zapisu zgodnych i niezgodnych z RODO. Podzieliliśmy je na kategorie według rodzajów zastosowania i opisaliśmy, co jest dobre w każdym z nich. Ponadto wymieniliśmy miejsca, w których można je poprawić. 

Możesz łatwo tworzyć podobne formularze za pomocą kreatora formularzy MailerLite. Wystarczy wybrać szablon, a następnie dostosować zawartość. 

MailerLite jest dostosowany do RODO i ma wiele funkcji, które zapewniają, że Twoje formularze również są zgodne z RODO: 

• Dodaj linki do stron takich jak polityka prywatności.

• Dodaj niestandardowe pola zgody dla każdego rodzaju marketingu.

• Dostosuj tekst i przyciski, aby wyjaśnić, na co ludzie się zapisują.

• Udokumentuj zgodę, abyś mógł udowodnić, że do niej doszło.

Zarejestruj się, aby rozpocząć tworzenie formularzy zgodnych z RODO już dziś. Lub czytaj dalej, aby zobaczyć przykłady formularzy!

Często adres e-mail jest potrzebny tylko do jednego celu, takiego jak wysyłanie newslettera. Prośba o zgodę w takich sytuacjach jest bardzo prosta: Powiedz, do czego będziesz używać adresu e-mail w treści formularza, dołącz przycisk subskrypcji i link do polityki prywatności. 

Dzięki tej metodzie nie ma potrzeby stosowania skomplikowanych pól wyboru ani żargonu prawniczego. A co najlepsze, formularze te są łatwe do wypełnienia, dlatego zazwyczaj skutkują większą liczbą subskrybentów. 

Forbes

Oto idealny, jednozadaniowy formularz zapisu od Forbes. Wyraźnie określa, jak często newsletter będzie wysyłany i jaki rodzaj treści będzie on zawierał. 

Marka informuje również subskrybentów, że mogą zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie i dodaje link do polityki prywatności i regulaminu. Dobra robota!

The Huffington Post

Jest to prosty, przejrzysty i dokładny formularz zgody bez zbędnych informacji. Użytkownicy dokładnie wiedzą, na co się zapisują. Jedyną rzeczą, której brakuje, jest link do polityki prywatności, aby ludzie mogli przeczytać więcej o tym, jak firma wykorzystuje ich dane. Dobrą praktyką jest również wspomnienie, że subskrybenci mogą opuścić listę w dowolnym momencie.

Smashing Magazine

Powyższy przykład jest zgodny z przepisami, ponieważ wyraźnie wspomina o rodzaju treści, które subskrybenci będą otrzymywać, i jak często. Jest tu również dodatkowa zachęta do zapisu w postaci checklisty, którą otrzyma każdy, kto się zapisze.

Marka mogłaby ulepszyć formularz, umieszczając w nim link do swojej polityki prywatności. Dałoby to potencjalnym subskrybentom łatwy dostęp do dalszych informacji o tym, w jaki sposób firma wykorzystuje ich dane.

Discovery

Na pierwszy rzut oka formularz ten wydaje się zgodny z przepisami. Określa on, co subskrybent otrzyma po podaniu adresu e-mail i zawiera linki do polityki prywatności marki.

Jednak oświadczenie pod przyciskiem mówi, że marka będzie również wysyłać ankiety i oferty specjalne od swoich partnerów. Nie wynika to jasno z głównego tekstu.

Aby uniknąć nieporozumień, należy pozwolić użytkownikom na wyrażenie zgody na otrzymywanie tych e-maili od partnerów za pomocą pola wyboru lub wspomnieć o nich w głównej treści formularza.

Digital Spy

Oto przykład formularza niezgodnego z RODO. Aby przekonać się dlaczego, porównaj główną treść formularza z klauzulą informacyjną. 

Treść formularza mówi, że użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie „najlepszego źródła informacji związanych z telewizją, filmami i streamingiem”. 

Klauzula informacyjna dodaje jednak, że użytkownicy, którzy się zarejestrują, będą również otrzymywać treści dotyczące produktów, usług, rabatów i ofert od Digital Spy i innych marek Hearst UK. Aby z nich zrezygnować, muszą odznaczyć pole wyboru.  

Korzystanie z pola wyboru rezygnacji nie jest właściwym sposobem na uzyskanie zgody subskrybenta. Pole powinno być domyślnie odznaczone i tylko jego celowe zaznaczenie może wyrażać zgodę (nie rezygnację) na otrzymywanie dodatkowych treści.

Wielu e-mail marketerów używa lead magnets do zbierania adresów e-mail. Praktyka ta jest dozwolona na mocy RODO. Nie można jednak wysyłać treści marketingowych na adresy e-mail podane w zamian za lead magnet, chyba że formularz wyraźnie wskazuje, że osoby rejestrujące się będą również otrzymywać wiadomości promocyjne. 

Jeśli planujesz wysyłać e-maile marketingowe do osób pobierających lead magnet, musisz wspomnieć o tym w używanym formularzu. Alternatywnie możesz dodać pola wyboru, aby dać użytkownikom możliwość wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera. 

Moda Operandi

Oto doskonały przykład formularza wykorzystującego lead magnet, który również zapisuje ludzi do newslettera marki.

Treść formularza wyraźnie stwierdza, że subskrybenci będą otrzymywać codzienne treści od marki i 10% zniżki na pierwszy zakup. Tekst w polu adresu e-mail wyjaśnia to jeszcze dokładniej. Nie ma wątpliwości co do tego, co ktoś otrzyma po wprowadzeniu swoich danych.

Formularz zawiera również link do polityki prywatności marki i pozwala użytkownikom wybrać, czy są zainteresowani odzieżą damską czy męską. Daje to marce szansę dostosowania treści do zainteresowań odbiorców.

CottonOn & Co. Perks example

Ten przykład formularza zapisu mówi, że dana osoba otrzyma kupon o wartości 10 dolarów i dołączy do CottonOn & Co. Perks. Chociaż kupon o wartości 10 dolarów jest oczywisty, nie ma wyjaśnienia, co oznacza dołączenie do CottonOn & Co. Perks. 

Istnieją dwa sposoby, w jakie marka może ulepszyć formularz:

1. Dodać pole zgód marketingowych, którego użytkownicy mogą użyć, aby wyrazić zgodę na otrzymywanie newslettera lub ofert specjalnych.

2. Wyjaśnić, na co dokładnie użytkownicy wyrażają zgodę w treści formularza rejestracyjnego.

Jeśli chcesz skorzystać z drugiej opcji, dodaj tekst taki jak: „Aby otrzymać voucher, zapisz się do naszego newslettera z codziennymi wiadomościami. Nie martw się, możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie”. 

Bark Post

Ten formularz wykorzystuje klauzulę informacyjną, aby wyjaśnić, że osoby, które zarejestrują się w celu uzyskania lead magnetu, będą również otrzymywać promocyjne wiadomości e-mail.

Chociaż wspomnienie o tym jest dobrym początkiem, tekst jest zbyt mały, co oznacza, że nie jest jasne, w jaki sposób zostanie wykorzystany adres e-mail. 

Jeśli chcesz stworzyć podobny formularz, radzimy rozważyć którąś z następujących opcji:

1. Powiększenie tego tekstu, aby był bardziej widoczny. 

2. Wspomnienie, że subskrybenci będą otrzymywać promocyjne wiadomości e-mail w głównej treści formularza zgody.

3. Dodanie pola wyboru opt-in obok klauzuli informacyjnej. 

Ponadto umieść link do swojej polityki prywatności, aby użytkownicy mogli dowiedzieć się więcej o tym, jak wykorzystujesz ich dane.

Checkboxy to niezawodny sposób na zebranie od subskrybenta zgody wymaganej przez RODO. Podczas korzystania z nich należy wziąć pod uwagę 2 główne kwestie. 

Po pierwsze, należy używać jednego pola wyboru dla każdego celu. Na przykład, jeśli chcesz wysyłać newsletter i używać adresu do celów retargetowania, potrzebujesz dwóch pól wyboru. Pozwoli to użytkownikom wybrać, na co chcą się zapisać.

Po drugie, zastanów się, czy faktycznie potrzebujesz pól wyboru, czy też możesz dostosować główną treść formularza, aby uzyskać zgodność z RODO. Pola wyboru stanowią barierę dla rejestracji, więc lepiej ich nie używać, jeśli to tylko możliwe.

Michael Kors

Kiedy ludzie kupują w sklepie internetowym, zazwyczaj podają swój adres e-mail, aby marka mogła przekazywać aktualizacje w sprawie zamówienia. Nie można jednak dodać tego adresu do listy newsletterowej, ponieważ jego właściciel nigdy nie wyraził zgody na otrzymywanie treści promocyjnych. 

Dodanie pola wyboru do procesu płatności, tak jak w powyższym przykładzie Michael Kors, jest skutecznym sposobem na umożliwienie ludziom dołączenia do listy podczas procesu rejestracji.

Formularz jest zgodny z RODO, ponieważ zawiera zgodę i wyraźnie wspomina, że marka skontaktuje się z subskrybentem za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu i poczty.

Co można zrobić jeszcze lepiej? Zalecamy użycie osobnego pola wyboru dla każdego kanału kontaktu. Pozwoli to klientom wybrać, w jaki sposób chcą otrzymywać wiadomości. Może to zwiększyć liczbę rejestracji, ponieważ osoby, które nie chcą otrzymywać treści SMS-em lub pocztą, mogą nadal rejestrować się w celu otrzymywania promocyjnych wiadomości e-mail.

CBS Sports

Powyższy formularz zapisu od CBS Sports wykorzystuje pole wyboru, którego można użyć do zapisania się do newslettera. Nie jest to jednak konieczne. Treść formularza wyjaśnia, na co dana osoba się zapisuje, więc marka może usunąć pole wyboru, aby zwiększyć liczbę rejestracji, zachowując zgodność z RODO.

RODO nie pozwala organizacjom na przetwarzanie danych osobowych osób małoletnich. W większości krajów członkowskich małoletni to osoby w wieku poniżej 16 lat, choć niektóre kraje ustaliły granicę wieku na poziomie 13 lat. 

Jeśli osoba próbująca zarejestrować się jest klasyfikowana jako małoletnia zgodnie z RODO, potrzebna jest zgoda osoby sprawującej władzę rodzicielską.

W przypadkach niskiego ryzyka RODO sugeruje uzyskanie weryfikacji odpowiedzialności rodzicielskiej za pośrednictwem wiadomości e-mail rodzica. 

W przypadkach wysokiego ryzyka można skorzystać z zaufanych zewnętrznych usług weryfikacyjnych, które oferują rozwiązania minimalizujące ilość danych osobowych, które administrator musi samodzielnie przetwarzać.

Nintendo

Europejska Rada Ochrony Danych podaje przykład, w jaki sposób można uzyskać zgodę rodziców. 

W tym przykładzie platforma gier online chce upewnić się, że niepełnoletni klienci subskrybują jej usługi wyłącznie za zgodą rodzica lub opiekuna. 

Administrator wykonuje następujące kroki:

• Krok 1: Poproszenie użytkownika o określenie, czy ma mniej niż czy więcej niż 16 lat. 

• Krok 2: Jeśli użytkownik oświadczy, że nie osiągnął wymaganego wieku, usługa poinformuje, że rodzic lub opiekun musi wyrazić zgodę lub autoryzować przetwarzanie, zanim usługa zostanie dostarczona dziecku. Użytkownik jest proszony o ujawnienie adresu e-mail rodzica lub opiekuna.

• Krok 3: Serwis kontaktuje się z rodzicem lub opiekunem i uzyskuje jego zgodę za pośrednictwem poczty elektronicznej na przetwarzanie danych oraz podejmuje uzasadnione kroki w celu potwierdzenia, że osoba dorosła posiada odpowiedzialność rodzicielską.

• Krok 4: W przypadku skarg platforma podejmuje dodatkowe kroki w celu weryfikacji wieku subskrybenta.

Powyższy formularz od Nintendo jest tego dobrym przykładem. Marka prosi nieletnich o podanie adresu e-mail rodzica lub opiekuna po przesłaniu swoich danych. 

Następnie może skontaktować się z określoną osobą z instrukcjami dotyczącymi tworzenia konta dla dziecka. Zapobiega to otrzymywaniu przez niepełnoletnich użytkowników treści nieodpowiednich dla ich wieku.

Monki Style

Ten formularz potwierdzenia prosi potencjalnych subskrybentów o potwierdzenie dwóch rzeczy: że mają ukończone 16 lat i że wyrażają zgodę na otrzymywanie spersonalizowanych materiałów marketingowych.

Ponieważ jednak główna treść formularza wyraźnie wspomina, że będą oni otrzymywać e-maile marketingowe, mogliby zmienić to pole, aby po prostu poprosić czytelnika o potwierdzenie, że ukończył 16 lat.

Podsumowując, tekst, którego firma używa do weryfikacji wieku, jest dobry. Po prostu nie ma potrzeby łączenia go z innymi formami zgody.

Aby zbierać zgody w sposób zgodny z RODO, należy poprosić o zgodę na każdy konkretny cel wykorzystania danych.

RODO stanowi w motywie 32, że:

“Zgoda powinna dotyczyć wszystkich czynności przetwarzania dokonywanych w tym samym celu lub w tych samych celach. Jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie te cele.”

Oto kilka przykładów zgodnych z RODO, które wykorzystują oddzielne pola wyboru zgody dla różnych celów.

TechCrunch

Ten formularz zapisu od TechCrunch pozwala subskrybentom wybrać temat newsletterów, które chcieliby otrzymywać. 

Oferowanie wielu opcji jest dobrą alternatywą dla korzystania z oddzielnych, jednofunkcyjnych formularzy dla każdego newslettera. Jest to usprawniony proces i może spowodować, że ludzie zapiszą się do większej liczby newsletterów, niż gdyby musieli przejść przez całkowicie oddzielne formularze. 

Podoba nam się również, że marka zawiera w formularzu linki do rezygnacji z subskrypcji i polityki prywatności.

Armani Store

Armani wykorzystuje pola wyboru, aby umożliwić subskrybentowi wyrażenie zgody na otrzymywanie wiadomości marketingowych oraz rejestrowanie i analizowanie jego preferencji za pomocą profilowania. Subskrybenci mogą łatwo wyrazić zgodę na jeden lub oba te cele.

Firma mogłaby zwiększyć szanse osób decydujących się na ten drugi punkt, wspominając, że rejestrowanie i analizowanie preferencji pozwoli marce na udostępnianie bardziej odpowiednich treści i ofert.

Guess

W tym przykładzie Guess wykorzystuje pola wyboru, aby umożliwić użytkownikom wyrażenie zgody na otrzymywanie spersonalizowanych treści marketingowych i udostępnianie ich danych platformom reklamowym. 

Bez tej drugiej zgody nie powinno się wykorzystywać listy e-mailowej do tworzenia niestandardowych grup odbiorców na platformach reklamowych, takich jak Facebook czy Google Ads.

W powyższym przykładzie użyto oddzielnych pól „Tak” i „Nie”. Zalecamy użycie pojedynczego pola wyboru, aby nie zmuszać użytkownika do podejmowania wyboru. Jeżeli nie wyraża na coś zgody, to po prostu nie zaznaczy danego pola.

Insure4Sport consent example

Pierwsza część tego formularza pozwala czytelnikowi zapisać się do newslettera marki. Następnie wykorzystuje pola wyboru, aby umożliwić subskrybentom zapisanie się również na oferty i informacje od partnerów. 

Jest to zgodny z przepisami sposób proszenia o taką zgodę. Sugerujemy jednak użycie pojedynczego pola wyboru. Jeśli subskrybent nic nie zaznaczy, powinno to oznaczać „nie”.

Oto 3 najlepsze praktyki, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia formularzy zapisu. Pamiętaj o nich, aby prowadzić e-mail marketing zgodnie z RODO, a na dodatek skutecznie budować swoją bazę subskrybentów. 

Tekst formularza powinien być przejrzysty

RODO wymaga, aby wyjaśnienie usług było jasne i klarowne. Przejrzystość komunikacji jest kwestią subiektywną, ale staraj się pisać treści prosto i zwięźle, bez pomijania ważnych informacji. 

Oto przykład formularza, który nie jest przejrzysty. Zamiast tak skomplikowanych sformułowań, lepiej jest po prostu wymienić prostym językiem, na co subskrybent wyraża zgodę poprzez zaznaczenie właściwego pola.

Poproś użytkowników o ponowną subskrypcję, jeśli zmienią swój adres e-mail

Jeśli któryś z istniejących subskrybentów zmieni swój adres e-mail, poproś go o ponowne zapisanie do listy z nowym adresem. 

Dodaje to dodatkową warstwę bezpieczeństwa, zapewniając, że masz zapis zgody związanej z aktualnymi adresami.

Single opt-in vs double opt-in

Single opt-in (pojedyncza zgoda) ma miejsce wtedy, gdy używasz formularza, aby umożliwić ludziom zapisanie się do Twojego e-mail marketingu. Double opt-in (podwójna zgoda) występuje, gdy wysyłasz im kolejną wiadomość e-mail z linkiem potwierdzającym, w który muszą kliknąć, aby zakończyć proces rejestracji. Wymaga to od subskrybentów przejścia przez dodatkowy krok podczas procesu rejestracji.

Zarówno single opt-in, jak i double opt-in są dozwolone przez RODO. Ważne jest tylko, aby zebrać zgodę od subskrybentów i mieć możliwość udowodnienia tej zgody. 

Double opt-in daje administratorowi danych silniejszy dowód wyrażenia zgody. Nadal jednak możesz używać single opt-in, zapisują znacznik czasu zgody subskrybenta, który zawiera godzinę, datę, lokalizację, adres IP i źródło opt-in. Formularze MailerLite robią to automatycznie.

Każda metoda wyrażania zgody niesie ze sobą inne korzyści. Single opt-in pozwala na szybszy rozwój listy subskrybentów, ponieważ usuwa barierę przed dołączeniem do listy. Double opt-in zmniejsza jednak szanse na dołączenie do listy osób z fałszywymi kontami lub adresami z literówkami. Ponadto utrudnia dołączenie do listy botom.

Aby pomóc Ci budować bazę odbiorców zgodnie z RODO, stworzyliśmy checklistę, której możesz użyć do sprawdzenia, czy Twoje formularze są gotowe do użycia.

Mamy nadzieję, że ten artykuł rozwiał Twoje wątpliwości. Jeśli nadal masz pytania dotyczące zgody na e-mail RODO, pól wyboru lub struktury formularzy zapisu, zostaw swoje komentarze poniżej, a my dołożymy wszelkich starań, aby odpowiedzieć na Twoje pytania.