Jak NIE trafić do folderu ze spamem? 15 wskazówek

Gwałtownie spadające wskaźniki otwarcia e-maili są prawie zawsze wynikiem przypadkowego trafienia twoich newsletterów do tego paskudnego miejsca, które nazywamy folderem spam.

Wiemy, że twój newsletter nie zasługuje na wyrzucenie do śmieci. Niestety jest ryzyko, że twoja wiadomość może zostać oznaczona jako spam. Zacznij więc działać i dowiedz się, jak ominąć filtry antyspamowe!

Wierz lub nie, ale filtry antyspamowe są twoimi przyjaciółmi. Niechciane wiadomości e-mail, powszechnie znane jako spam, są bowiem ogromnym problemem doskwierającym wszystkim internautom. Codziennie na świecie wysyłanych jest ponad 200 miliardów e-maili, a aż 59% z nich to spam!

Filtry antyspamowe w poczcie e-mail to programy, które używają algorytmu do określania, czy wiadomość e-mail jest spamem. Niektóre z tych protokołów koncentrują się na różnych elementach wiadomości, takich jak:

Jak wysyłać wiadomości e-mail, aby nie trafić do spamu?

Wysyłanie wiadomości e-mail do znajomych lub współpracowników z domen, takich jak @gmail.com, @yahoo.com, @hotmail.com itp. jest całkowicie w porządku. Jednak masowe dostarczanie wiadomości e-mail tego typu nie jest dobrym pomysłem.

Aby twoje wiadomości e-mail nie trafiały do spamu, wysyłaj newslettery z adresu e-mail własnej domeny, który odpowiada nazwie twojej witryny.

Dlaczego? Ponieważ MailerLite ściśle współpracuje z klientami poczty e-mail, takimi jak Gmail czy Yahoo Mail, aby dodać do białej listy twoją domenę lub adres IP. Jeśli wysyłasz masowe e-maile z innych domen, ryzykujesz przekierowaniem newsletterów prosto do spamu lub wylądowaniem na liście zablokowanych. W ten sposób zazwyczaj działają spamerzy, którzy wysyłają e-maile phishingowe z domen nienależących do nich. Jeśli więc algorytmy klienta poczty e-mail nie będą w stanie określić twojej tożsamości, dla bezpieczeństwa założą, że wysyłasz spam.

Unikaj częstych zmian nazwy w polu nadawcy i nie używać podejrzanych nazw, takich jak „8wqq823o@twojadomena.com”. Używaj prostych i wiarygodnych nazw, takich jak „newsletter@”, „kontakt@” lub „feedback@”.

Najlepszym podejściem jest personalizacja adresu za pomocą twojego imienia, np. tomek@twojadomena.com. Taka nazwa jest o wiele bardziej interesująca niż np. „noreply@twojadomena.com”.

Uwierzytelnianie domeny jest metodą zatwierdzenia domeny przesyłającej masową ilość e-maili na naszych serwerach, aby mogły one wysyłać wiadomości e-mail w twoim imieniu. Swoją domenę uwierzytelnisz, dodając nowe rekordy DKIM i SPF do swojego panelu DNS. Pomaga to filtrom antyspamowym tolerować masową wysyłkę i jednocześnie sprawdza poprawność twojej domeny. Uwierzytelnianie domeny to niezawodny sposób na udowodnienie odbiorcom e-maili, że wysyłasz bezpieczne wiadomości.

Napisaliśmy krótki przewodnik na temat uwierzytelniania wiadomości e-mail za pomocą MailerLite.

Reputacja nadawcy to ocena przyznawana domenie na podstawie jakości wysyłanych przez nią kampanii e-mailowych. Ocenie podlega ich częstotliwość, rozmiar i zaangażowanie subskrybentów.

Mówiąc prościej, twoja reputacja nadawcy jest jak ocena w Uberze. Jeśli  przestrzegasz wszystkich zasad, dostajesz 5 gwiazdek. Jeśli zachowujesz się niemiło, twoja ocena spada.

3 kluczowe elementy, które negatywnie wpływają na reputację nadawcy:

• Skargi dotyczące spamu: gdy użytkownicy zgłaszają lub oznaczają twój e-mail jako spam.

• Odrzucanie e-maili (twarde odbicie i miękkie odbicie): jeśli odbiorcy na twojej liście e-mailowej nie istnieją, nie udzielą zgody na otrzymywanie e-maili z twojej domeny i nie tylko.

• Spamtrapy: adresy e-mail używane wyłącznie w celu wyłapywania spamerów – wszelkie wiadomości wysyłane na te adresy są uważane za niezamówione.

Adres IP to ciąg liczb, który identyfikuje tożsamość i lokalizację sieci komputerowej, z której korzystasz. Reputacja IP to miara, która określa, w jakim stopniu sieć jest godna zaufania w zakresie informacji i komunikacji.

Podczas korzystania z dostawcy usług poczty e-mail (ESP) takiego jak MailerLite, użytkownicy posiadają współdzielony adres IP lub dedykowany adres IP. Zaletą korzystania z dedykowanego adresu IP jest to, że żadna aktywność użytkownika (oprócz twojej własnej) nie wpływa na reputację IP.

Dedykowane adresy IP wymagają „rozgrzewki”, która obejmuje wysłanie niewielkiej liczby e-maili na dedykowany adres IP, a następnie systematyczne zwiększanie ilości e-maili. Jeśli liczba wysyłanych wiadomości spadnie poniżej 50 000 e-maili tygodniowo, reputacja dedykowanego IP zacznie się pogarszać.

Zaletą współdzielonych adresów IP (przy użyciu domyślnych serwerów ESP) jest to, że nie spoczywa na tobie obowiązek utrzymywania dużej ilości wysyłanych wiadomości wymaganej do utrzymania dobrej reputacji. Możesz wysłać jedną wiadomość e-mail miesięcznie i nadal cieszyć się IP o wysokiej reputacji.

Wybierając dostawcę usług internetowych, powinno się wziąć pod uwagę sposób, w jaki zarządza on i utrzymuje reputację swoich serwerów. W MailerLite sprawdzamy wszystkie konta, zanim dopuścimy je do wysyłania e-maili i stale monitorujemy aktywność na naszych serwerach, aby upewnić się, że są one zoptymalizowane pod kątem dostarczalności. Między innymi dlatego zajmujemy pierwsze miejsce pod względem dostarczalności wiadomości e-mail wśród naszych konkurentów.

Filtry antyspamowe nie mają zdolności do analizowania treści wiadomości e-mail w określonym kontekście. Ich praca ogranicza się do oznaczania wszelkich cech wiadomości e-mail związanych ze spamem. Aby nie trafić do folderu spam, konieczna będzie optymalizacja wiadomości e-mail.

Jak uniknąć filtrów spamu dzięki dobrze zoptymalizowanej treści e-maila?

• Pisz zwięźle. Po pierwsze, dostawcy poczty e-mail wycinają twoje treści. Po drugie, filtry antyspamowe również nie lubią newsletterów długich na kilometr. Nie ma idealnej długości newslettera. Jeśli masz więcej niż 200 słów lub czytelnik musi się namęczyć, aby przez niego przebrnąć, skróć go.

• Nie używaj zbyt wielu wykrzykników!!!!!!!!!!!

• Unikaj pisania tekstu na czerwono.

• Upewnij się, że nie piszesz WIELKIMI LITERAMI. WYDAJE SIĘ, ŻE KRZYCZYSZ!

• Użyj sprawdzania pisowni, aby upewnić się, że twój e-mail jest napisany poprawnie.

Chociaż nie istnieją magiczne słowa kluczowe, które poprawiłyby dostarczalność wiadomości e-mail, możesz ograniczyć użycie ryzykownych słów. Tym samym zmniejszysz szansę, że wiadomości e-mail trafią do spamu.

Zadbaj, aby nie brzmieć jak:

• desperat,

• natręt,

• dziwak (zbyt pięknie, aby było to prawdziwe).

Kiedy po raz pierwszy użyto filtrów antyspamowych do wykrywania konkretnych fraz, spamerzy wpadli na pomysł, jak pokonać filtry spamowe. Zawartość wiadomości e-mail stworzonej przez oszustów składała się wyłącznie z obrazów. Dlatego, jeżeli obecnie newsletter zawiera więcej obrazów niż tekstu, jest bardziej prawdopodobne, że wyląduje bezpośrednio w folderze ze spamem.

Ponadto, wielu klientów poczty e-mail, takich jak Gmail czy Outlook, domyślnie nie wyświetla obrazów, chyba że odbiorca ustawi domyślne wyświetlanie obrazów lub doda nadawcę do swojej książki adresowej.

Filtry antyspamowe mogą mieć różną czułość na obrazy w zależności od klienta poczty. Aby zapewnić maksymalną dostarczalność, należy utrzymywać stosunek obrazu do tekstu na poziomie około 70% tekstu i 30% obrazów.

Każda domena, do której link umieścisz w twojej wiadomości e-mail, ma reputację. Jeśli umieścisz link do domeny o złej reputacji, wpłynie to na reputację nadawcy. Dzieje się tak, ponieważ reputacja nadawcy jest w dużej mierze powiązana z reputacją domeny. Kiedy zatem umieszczasz linki do podejrzanych witryn zewnętrznych, ma to bezpośredni wpływ na twoją reputację jako nadawcy.

Jak możesz zadbać o jakość linków?

• Umieszczaj linki tylko do legalnych stron z renomowanymi domenami.

• Nie używaj narzędzi do skracania linków, takich jak bit.ly i TinyURL.

• Sprawdź swoje linki afiliacyjne, aby upewnić się, że działają.

• Włącz opcję double opt-in w formularzach rejestracji — odpędzaj boty chcące namieszać na twojej liście subskrybentów.

Najlepszym sposobem na poznanie doświadczeń odbiorcy z twoim mailingiem jest wcześniejsze wysłanie do siebie dokładnie tego samego e-maila. Nawet jeśli stworzysz newsletter za pomocą szablonu, zawsze warto wysłać testowego e-maila, zanim roześlesz go do subskrybentów.

Wysyłanie do siebie testowych e-maili pozwoli ci zweryfikować układ i czytelność wiadomości z kampanii. Możesz także sprawdzić, czy twoja kampania trafia do skrzynki odbiorczej, czy też do spamu.

Aby dowiedzieć się, dlaczego twój e-mail trafia do spamu, a nie do skrzynki odbiorczej, użyj narzędzia do sprawdzania newsletterów. Inbox Insights z MailerCheck pozwoli Ci dowiedzieć się, jak uniknąć filtru spamu modyfikując treść wiadomości.

Narzędzie to sprawdzi za ciebie setki słów charakterystycznych dla spamu i inne czynniki, takie jak statystyki skrzynki odbiorczej. Statystyki skrzynki odbiorczej zapewniają wgląd we wskaźniki newslettera przed jego wysłaniem. W ten sposób możesz skorygować pojedyncze elementy, zamiast zmieniać całą kampanię e-mail marketingową.

Kupione listy odbiorców są jak bomby zegarowe. Prędzej czy później zniszczą twoją reputację. Wypełnione nieistniejącymi adresami e-mail i spamtrapami szybko informują dostawców skrzynek pocztowych, że lubisz łamać zasady, wysyłając niechciane wiadomości e-mail.

Twoje wiadomości trafią do folderu wiadomości-śmieci, a ty możesz zostać oznaczony jako spamer.

Aby wysłać wiadomość e-mail za pomocą MailerLite, odbiorcą musi być osoba, która wyraźnie poprosiła o otrzymywanie e-maili, wyrażając zgodę lub rejestrując się w formularzu. Jeśli prowadzisz biznes w sieci, może to być również osoba, która kupiła od ciebie produkt lub usługę w ciągu ostatnich 18 miesięcy.

Kiedy ludzie rezygnują z otrzymywania twojego newslettera, zawsze jest to trochę rozczarowujące. Musisz jednak pozwolić im zrezygnować, oferując wyraźny link do wypisania się z listy subskrybentów w każdym e-mailu.

Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz, że ludzie oznaczą twój e-mail jako spam. Upewnij się, że link do rezygnacji z subskrypcji jest w widocznym miejscu twojego newslettera. Skorzystasz na tym zarówno ty, jak i Twoi odbiorcy.

Temat wiadomości e-mail jest decydujący dla wskaźnika otwarć, a jednocześnie jest ważnym elementem zmniejszania ilości oznaczeń jako spam. Odbiorcy mogą szybko rzucić okiem na twój temat i zdecydować, czy przenieść go do spamu. Dlatego zawsze powinno się dokładnie przemyśleć temat swojej wiadomości. Możesz skorzystać ze wskazówek wspomnianych wcześniej (unikanie wielkich liter, podejrzanych zwrotów i nadmiernego stosowania wykrzykników), aby utworzyć bezpieczny temat wiadomości.

Twoi odbiorcy o wiele chętniej otworzą twój newsletter, jeśli temat będzie odpowiedni i napisany z myślą o nich.

Dowiedz się, jak napisać idealny temat z tego przewodnika.

Jak pokonać filtry antyspamowe? Najskuteczniejszym sposobem optymalizacji dostarczalności wiadomości e-mail jest utrzymywanie czystej listy e-mailowej złożonej wyłącznie z istniejących i zaangażowanych subskrybentów.

Aby utrzymać wysoką jakość swojej listy e-mailowej, zacznij od wdrożenia 4 strategii.

• Wysyłaj dopasowane e-maile za pomocą grupowania subskrybentów (tzw. tagowanie e-maili) — wysyłając subskrybentom e-maile, które naprawdę ich zainteresują, ogólne zaangażowanie odbiorców wzrośnie.

• Ponownie zaangażuj nieaktywnych subskrybentów dzięki kampaniom aktywizacyjnym — daj subskrybentom ostatnią szansę na zaangażowanie się w twoje treści. Jeśli nadal nie są zainteresowani, usuń ich z listy i zrób miejsce dla bardziej zaangażowanych subskrybentów.

• Włącz opcję double opt-in w formularzach rejestracji — odstrasz boty, włączając podwójne potwierdzenie zapisu na newsletter.

Regularnie czyść swoją listę za pomocą testera poczty (polecamy MailerCheck). Dzięki niemu wszystkie nieprawidłowe adresy e-mail, w tym np. twarde odbicia, zostaną odfiltrowane z twojej listy. Jest to szczególnie przydatne dla marketerów migrujących swoją listę odbiorców od innego dostawcy usług e-mail do MailerLite.

Czysta lista pozwoli ci uniknąć złapania w pułapki spamowe i zmniejszy ryzyko utraty reputacji.

Ustawa CAN-SPAM to ustawa określająca zasady dotyczące komercyjnej poczty elektronicznej. Przestrzeganie zasad określonych w ustawie CAN-SPAM może znacznie poprawić dostarczalność wiadomości e-mail i pozwoli uniknąć wysokich kar.

Według wymagań określonych w ustawie CAN-SPAM należy:

• Poinformować odbiorców e-maila, gdzie się znajdujesz — twoja wiadomość musi zawierać twój prawidłowy fizyczny adres pocztowy. Może to być twój aktualny adres pocztowy, skrytka pocztowa lub prywatna skrzynka pocztowa. Możesz automatycznie umieścić nazwę i adres swojej firmy w stopce e-maila w ustawieniach konta.

• Poinformować odbiorców, jak wypisać się z newslettera — twoja wiadomość musi zawierać jasne i wyraźne wyjaśnienie, w jaki sposób odbiorca może zrezygnować z otrzymywania od ciebie wiadomości e-mail w przyszłości. MailerLite przypomni ci, jeśli zapomnisz dołączyć link do rezygnacji z subskrypcji w swoim newsletterze.

• Natychmiast zareagować na zgłoszenie o rezygnacji — musisz uszanować prośbę o rezygnację odbiorcy w ciągu 10 dni roboczych. Na szczęście MailerLite radzi sobie z tym za ciebie, automatycznie usuwając subskrybentów z twojej aktywnej listy. Pamiętaj, że w przypadku, gdy niektórzy subskrybenci poproszą o usunięcie, odpisując na twój newsletter, będzie trzeba ręcznie usunąć ich z listy.

Czym jest biała lista? Jej działanie polega na dodaniu adresu nadawcy do listy zatwierdzonych nadawców, aby wiadomości e-mail z tego adresu nigdy nie były filtrowane jako spam. To odbiorca, dodając adres e-mail do swojej białej listy, weryfikuje, czy ufa nadawcy. To instruuje klienta poczty e-mail, aby wysyłał te wiadomości bezpośrednio do skrzynki odbiorczej.

Gdy poprosisz subskrybentów o umieszczenie cię na białej liście, wyślij im krótki zestaw instrukcji, aby ułatwić im to zadanie.

Pamiętaj: jesteś tak dobry/a, jak twoja reputacja. Bez względu na to, jak uczciwy i życzliwy jest twój przekaz, twoi subskrybenci nigdy go nie zobaczą, jeśli uzyskasz złą reputację. Postępuj zgodnie z prostymi wskazówkami powyżej, a przechytrzysz większość filtrów antyspamowych, zapobiegniesz trafianiu wiadomości e-mail do spamu i utrzymasz dobrą reputację nadawcy.