Guía básica de email marketing para eventos

El marketing de eventos sigue siendo uno de los canales de marketing más populares para las empresas. De hecho, el 80,4% de los organizadores identifican los eventos presenciales como el canal de marketing más impactante de su organización.

Ya sean virtuales, presenciales o híbridos, todos los eventos de éxito se basan en invitaciones por correo electrónico que dan lugar a confirmaciones de asistencia y ventas de entradas.

En esta guía verás el proceso de creación de formularios de inscripción y campañas de automatización de correo electrónico para eventos desde cero. Y para inspirarte, hemos incluido ejemplos de correos electrónicos especiales para este tipo de ocasiones, ideas para líneas de asunto y las mejores prácticas de email marketing.

A pesar de que las personas pasan más tiempo que nunca en las redes sociales, el 77% de los consumidores todavía prefieren el correo electrónico como su principal canal de comunicación. 

Con el email marketing de eventos, puedes:

• Generar entusiasmo incluso antes de que se finalicen los detalles del evento

• Enviar correos electrónicos de invitación a eventos

• Aumentar las ventas de tus entradas anticipadas

• Promocionar tu evento con sorteos

• Aumentar el número total de inscripciones y la venta de entradas

• Enviar correos electrónicos de confirmación de pago o de inscripción al evento

• Crear expectativa hablando de lo que el lector puede esperar del evento

• Comunicar información práctica (como los enlaces de Zoom, la ubicación, los horarios y las medidas de seguridad

• Compartir recuerdos en una campaña de correo electrónico de seguimiento

Desde anuncios hasta correos electrónicos de invitación, seguimientos posteriores al evento y todo lo demás, echemos un vistazo a lo que debes incluir en tu serie de correos electrónicos de eventos.

1. Correo electrónico para anunciar el evento

Tu primer correo electrónico es donde tus lectores se enterarán de tu evento. ¡Haz que se entusiasmen tanto como tú! 

En este correo electrónico de evento, querrás despertar la curiosidad. La anticipación con la que envíes este correo electrónico depende de lo que estés organizando. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico de invitación a la conferencia unas semanas antes, mientras que una campaña de correo electrónico para anunciar el festival debería comenzar con meses de anticipación.

Puedes compartir cierta información en el correo electrónico para anunciar el evento y hacer un seguimiento más tarde con más detalles o puedes compartir todo de inmediato.

En el correo electrónico de anuncio del evento, debes incluir:

• El nombre del evento

• Qué tipo de evento es, y si esta información ya está disponible:

• La lista de participantes

• Lugar, fecha y hora del evento

• Cómo comprar entradas o confirmar la asistencia

También deberías dedicarle algún tiempo a elaborar una buena razón sobre el POR QUÉ las personas deberían invertir su tiempo y dinero en tu evento. ¿Qué beneficio se llevarán los asistentes?

Mira este ejemplo de SEO Square y MarTech.

2. Correo electrónico para evento para incrementar la conversión

En el primer correo electrónico de anuncio del evento, agrega tu propuesta de valor y recién en el próximo correo electrónico elabora y añade urgencia.

Cuéntale al lector sobre tu lista de participantes, la valiosa información que obtendrán de ellos o en la increíble experiencia que van a compartir.

• Automatiza este correo electrónico para enviarlo unos días después del correo electrónico en el que anuncias el evento.

• Usa un activador y envíalo solo a aquellas personas que abrieron tu correo electrónico inicial pero que no realizaron ninguna acción.

• No olvides un botón claro de llamado a la acción (CTA) que debes destacar del contenido para que los lectores sepan exactamente dónde registrarse.

En este correo para evento de Really Good Emails, se incluye información acerca de qué esperar, respuestas a algunas preguntas frecuentes, y un recordatorio de cuánto tiempo falta.

3. Correo electrónico de invitación para generar urgencia

Seamos realistas, la mayoría de nosotros tendemos a posponer las cosas hasta el último minuto. Para dar a los lectores un empujón, es útil enviar un correo electrónico de evento que exprese urgencia.

Este tipo de correo electrónico debería incluir lo siguiente:

• La oferta anticipada vence esta noche

• Las entradas de fin de semana están casi agotadas

• Las tarifas subirán pronto

• Solo quedan 41 plazas

• Solo quedan unos días

Haz hincapié en los beneficios de actuar rápidamente. Un temporizador de cuenta regresiva le ayudará a tus lectores a visualizar el poco tiempo que les queda.

Puedes automatizar este correo electrónico de evento si ya sabes cuándo caducará tu oferta. Prográmalo unos días antes de la fecha límite para que tus lectores reciban un recordatorio agradable pero urgente en sus bandejas de entrada.

4. Correo electrónico de confirmación

¡Enhorabuena, has vendido tu primer boleto!

El correo electrónico de confirmación de compra de boleto es el más importante en tu secuencia de correo electrónico.

Este correo electrónico se envía automáticamente cuando un cliente completa su compra o confirmación de asistencia.

Es corto, directo y solo debe contener la información más importante del evento:

• Información del billete (código QR, número de referencia)

• Enlace de zoom (y contraseña)

• Instrucciones previas y para utilizar durante el evento

• Medidas de seguridad

Si estás organizando la promoción de tu evento en MailerLite, utiliza un servicio como Zapier para conectarte a aplicaciones como Eventbrite, Meetup, Ticket Tailor, Songkick y muchas más.

O exporta manualmente la lista de asistentes e importa estos contactos a tu cuenta de MailerLite. Puedes utilizar estos contactos para tus correos electrónicos de seguimiento de ventas.

5. Correo electrónico de información adicional

Independientemente de si hiciste una venta o no en este momento (¡esperamos que lo hayas hecho!), el correo electrónico de información adicional del evento siempre es una buena idea.

Entre el correo electrónico de anuncio del evento y la fecha real del evento, puedes ofrecer información adicional a tu público objetivo como por ejemplo:

• Nombres recién agregados en la lista de participantes

• Información detallada, entrevistas o datos divertidos sobre los ponentes

• Un mensaje personal del organizador

• Rifas o regalos

6. Correo electrónico recordatorio

Si estás organizando un festival ampliamente conocido, entonces tus asistentes probablemente tengan las fechas muy bien marcadas en sus agendas. Si por el contrario tu evento es más pequeño o menos conocido, entonces es aconsejable enviar un correo electrónico para recordarles acerca de él.

Los correos electrónicos recordatorios generalmente se envían automáticamente de 1 a 3 días antes del evento, para luego enviar el último en el mismo día. Especialmente para eventos en línea (como seminarios web o transmisiones en vivo), que a menudo envían un recordatorio un día y una hora antes del evento. Para eventos presenciales en vivo, es mejor enviar un correo electrónico de recordatorio un par de días antes.

En el correo electrónico de recordatorio, puede mencionar:

• Qué preparar (toma un cuaderno y un bolígrafo o descargar la hoja de trabajo)

• Un resumen rápido de lo que está a punto de suceder

• Información sobre el orador/organizador

• La propuesta de valor

• Lugar, fecha y hora del evento

• Programar URL para asistir

• Sin conexión: Instrucciones de viaje

7. Correo electrónico posterior al evento

Tu evento ha terminado, pero eso no significa que tu campaña de correo electrónico para el evento también tenga que llegar a su fin.

Tu correo electrónico posterior al evento podría centrarse en:

• Una encuesta por correo electrónico para recopilar comentarios sobre esta edición o ideas para el próximo evento

• Resumen (fotos, videos o lo que sea que hayas capturado ese día)

• Mensaje de agradecimiento

• Anuncio de los ganadores (en caso de que haya organizado rifas o regalos)

• Promoción para otro próximo evento

8. Correo electrónico para futuros eventos

Si has creado tu lista de correo electrónico de forma correcta y legal, estará llena de suscriptores dispuestos a recibir información sobre tus próximos eventos.

Puedes segmentar aún más tus campañas en función de los eventos a los que ya hayan asistido, los eventos sobre los que se hayan registrado para recibir actualizaciones o sus intereses generales. Cuanto más relevante, mejor.

El correo electrónico de los próximos eventos podría centrarse en:

• Los diferentes eventos que has organizado para los próximos meses.

• Los diferentes lugares y fechas de una gira de eventos específica

Avant Gardner conoce bien a su público: tienen montones de eventos planificados con mucha antelación y los incluyen en las actualizaciones periódicas por correo electrónico para que los suscriptores sepan en todo momento qué artistas van a aparecer.

9. Correo electrónico de cancelación de evento

Del mismo modo que es esencial suscitar interés y fomentar las inscripciones, también lo es mantener informados a los asistentes en caso de que se produzca algún cambio en el evento o, en el peor de los casos, se cancele.

Qué debería incluir un correo electrónico de cancelación:

• Una disculpa por la cancelación

• Toda la información posible sobre el motivo de la cancelación.

• Información sobre cómo los asistentes pueden obtener el reembolso de sus entradas (si procede)

• Información sobre cuándo se celebrará el acto en caso de que se reprograme.

1. Crear una lista de correo electrónico

Aunque muchos organizadores de eventos saben lo potente que es el email marketing para promocionar sus eventos, pocos crean activamente sus listas. Basta con añadir un formulario de inscripción en tu sitio web para informar a los suscriptores de que, si se suscriben a tu newsletter, tendrán acceso exclusivo o anticipado a tus futuros eventos.

Así, cuando estés listo para promocionar tu evento, ya tendrás una lista llena de gente que quiera saber de ti.

¿Quiere saber más sobre cómo crear una lista de correo electrónico de alta calidad? Lo tenemos cubierto en esta práctica guía:

2. Que sea sólo por invitación

¿Vas a enviar un correo electrónico a una feria comercial? ¿Una invitación a un evento de networking? Sea lo que sea lo que estés organizando, ayuda que el evento sea sólo para invitados. Si los asistentes potenciales necesitan suscribirse a un newsletter para recibir invitaciones exclusivas, tu lista de correo electrónico crecerá automáticamente. Puedes dedicar una landing page en tu sitio web para impulsar las inscripciones.

3. Deja que los lectores interactúen

Los eventos se basan en la interacción, así que ¿por qué no trasladarla a tus mensajes de correo electrónico? Añade elementos interactivos como encuestas, cuestionarios, videos y GIFs para crear ambiente. Un mapa integrado puede ayudar a los asistentes a saber exactamente dónde tienen que estar.

4. Personaliza de manera acertada

Y con esto no nos referimos a personalizar tus correos utilizando «Hola Juan» en el saludo. La personalización del correo electrónico puede hacer mucho más que eso. En el caso de un evento offline, segmenta a tus asistentes por ubicación. A continuación, añade bloques personalizados que muestren cómo llegar desde su ubicación específica. ¡Súper útil!

5. Comparte testimonios

¿Recuerdas que antes hablamos de ese gran POR QUÉ? Respalde tu propuesta de valor con testimonios. Cede el micrófono a personas reales que asistieron (y les encantó) tu evento anterior. Pídeles que compartan lo que han aprendido, lo que les ha impresionado y cómo tu evento les ha ayudado a evolucionar. Esto te ayudará a reunir la prueba social para vender entradas para tu próximo evento.

6. Confirmación de asistencia con un solo clic

Siempre que organizamos nuestros seminarios web mensuales, utilizamos bloques de correo electrónico de eventos para que la gente se inscriba. Con los bloques de correo electrónico de eventos, tus suscriptores ya no tienen que hacer clic en un sitio distinto para inscribirse. En su lugar, pueden mostrar interés con un solo clic, lo que aumenta las posibilidades de conversión. La primera vez que cambiamos nuestro procedimiento habitual por el uso de nuestros bloques de eventos con un solo clic, el número de asistentes al seminario web se disparó. Aprende a añadir un botón de confirmación de asistencia a un evento a tus correos electrónicos.

7. Incluye un archivo ICS

Un archivo ICS es un formato de calendario universal que puede ser abierto por las principales aplicaciones de calendario como Google Calendar, Apple Calendar, Outlook Calendar, y más. En el caso de que el cliente de correo electrónico de un suscriptor no genere automáticamente una entrada de calendario para tu evento, un archivo ICS es una gran alternativa que les permite añadir rápidamente tu evento a su calendario. Éste debe incluir la fecha y hora del evento, la descripción, la URL, la ubicación y cualquier otro detalle relevante.

Algunas aplicaciones de calendario te permitirán crear un archivo ICS, o puedes utilizar un generador de archivos ICS como Open ICS File.

8. Utiliza la automatización

Existen todo tipos de eventos, desde un único seminario web online hasta una feria comercial de tres días de duración. Independientemente de lo que vayas a organizar, unas cuantas campañas de email marketing son imprescindibles en tu estrategia de eventos. He aquí un ejemplo de un flujo de automatización que podrías utilizar:

Despierta el interés y crea conciencia con un correo electrónico de anuncio del evento

Impulsa las ventas con un correo electrónico para anunciar que las entradas ya están a la venta.

Aprovecha el #FOMO o la sensación de urgencia con un correo electrónico con cuenta regresiva

Entrega las entradas mediante un correo electrónico transaccional

Envia un correo electrónico recordatorio unos días antes o el mismo día del evento

Un correo electrónico de recapitulación que destaque los mejores momentos y, opcionalmente, promocione tu próximo evento

Echa un vistazo a este ejemplo de secuencia de automatización para aprender a configurar una automatización de invitación a un seminario web.

¿ Te parece mucho trabajo? No te preocupes, para eso está la automatización del email marketing.

Los correos electrónicos automatizados se asegurarán de que todo el mundo reciba una atención personalizada.

En la siguiente guía te explicamos qué es la automatización del correo electrónico y por qué te conviene utilizarla en tu próxima campaña de marketing de eventos.

Obviamente todos queremos ver cómo las confirmaciones de asistencia se disparan, pero eso solo ocurrirá cuando las personas realmente abran nuestros correos electrónicos. Esto se refleja en las tasas de apertura de los correos electrónicos, por lo que las líneas de asunto pegadizas son un elemento muy importante en tu campaña de email marketing de eventos. Por eso te aconsejamos hacer una prueba A/B para ver qué funciona mejor para tu audiencia.

Para más información sobre cómo escribir las mejores líneas de asunto de correo electrónico para aumentar las tasas de apertura consulta la guía de aquí abajo.

El correo electrónico es un componente clave de cualquier estrategia de marketing de eventos. Si diseñas cuidadosamente campañas para cada punto del proceso, desde el anuncio inicial hasta el seguimiento posterior al evento, seguro que generarás expectativa en torno a tus actos y seguirás llenando las plazas.

¿Qué estrategia de email marketing utilizará para promocionar su próximo evento?